Vrijwilligerstaken

Een sportclub kan niet bestaan zonder de vele handen van vrijwilligers. De huidige trend is om een vrijwilligerstaak te koppelen aan het lidmaatschap van de club. Ook Caissa onderschrijft het belang dat iedereen zijn steentje bijdraagt voor een soepel lopende vereniging. Om die reden is tijdens de ALV van 2013 een kadercommissie ‘Vrijwilligerstaken’ ingesteld. Deze commissie heeft als taak:

– het rekruteren van nieuwe vrijwilligers voor alle taken binnen de club;
– het verwelkomen van nieuwe leden, hen wegwijs maken binnen de club en koppelen aan een vrijwillige activiteit;
– het verder ontwikkelen en sturen van het vrijwilligersbeleid.

Wat heeft de kadercommissie tot nu toe gedaan?

Er zijn interviews gehouden met bestuursleden en vrijwilligers om de verschillende taken en functies in kaart te brengen. Deze inventarisatie heeft geleid tot onderstaande lijst van functies en bijbehorende taken. Als u zich wil oriënteren op een van deze vrijwilligerstaken, klikt u op de functie om meer te lezen over de specifieke werkzaamheden.

Wat heeft Caissa o.a. (dringend) nodig?

– bestuursleden;
– barmedewerker Ignatius College (zie Functies Overig);
– zaalopzetter, zaalruimer en insteller klokken (zie Functies Overig);
– medewerker CaissaNieuws en Caissa Website (zie Functies Media);
– medewerker SGA Rapidcompetitie (zie Functies Wedstrijdleiding);
– medewerker jeugdtoernooidagen (zie Functies Jeugd).

De functieomschrijvingen van de bestuursfuncties vindt u elders op deze site. Heeft u een vraag of opmerking over de vrijwilligerstaak die u wilt vervullen, neem dan gerust contact op met Peter van de Werf, Roel Polak of Abe Willemsma.

Functies Media

Hoofdredacteur CaissaNieuws

– acquisitie van artikelen
– redactie van aangeleverde artikelen
– diagrammen maken en analyses uniform maken
– beeldmateriaal verzamelen
– zelf artikelen schrijven
– het eindproduct afstemmen met vormgever en opmaakproef controleren
– een planning maken voor drie edities van CN per seizoen (in overleg met de vormgever)
– communicatie met en verslaglegging bij leden en bestuur op ALV

Vormgever CaissaNieuws

– vormgeving en opmaak van CaissaNieuws (3 tot 4 maal per jaar)
– contact met de drukker (oplage, prijs, levertijd, drukkwaliteit)
– digitale versie maken voor plaatsing op website
– overleg met de redactie over inhoud en opmaak
– zorgdragen voor rubriek ‘Problemen’
– (samen met Hoofdredacteur: afhalen gedrukte exemplaren bij drukker en vervoer/distributie hiervan naar clubgebouw op dinsdagavond
Medewerker CaissaNieuws

– verzorging van de rubriek “Partij van het kwartaal”
– verzorging van de rubriek “Studies”
– verzorging van de rubriek “Problemen”
– verzorging van de rubriek “Tussen de regels”

Hoofredacteur Website Caissa

– in het algemeen: het zorgen voor leesbare en toegankelijke artikelen
– de redactie en categorisering van aangeleverde (en door leden zelf geplaatste) artikelen
– het helpen van auteurs bij het schrijven en plaatsen van artikelen, het maken van schaakdiagrammen etc.
– de acquisitie van artikelen
– het checken van de site op gebruiksvriendelijkheid, correcte links etc.
– het zelf schrijven van artikelen (en indien gewenst het verzamelen van beeldmateriaal)
– bijhouden welke vaste pagina’s op de website een (jaarlijkse) update nodig hebben (pagina’s commissies en bestuur, reglementen etc.)
– het voeren van overleg met de andere leden van de webcommissie
– zonodig verslaglegging bij de leden en het bestuur op de ALV

Medewerker Website Caissa

– verzorging van de rubriek “Opgave van de week”
– schrijven van verslagen over interne en externe wedstrijden

Archiefmedewerker Website Caissa

– het migreren en opschonen van artikelen van de oude naar de nieuwe site
– (mogelijk: het omzetten van artikelen van CN naar HTML of anderszins)

Beheer Website Caissa
– beheer mailbox van de website
– beheer van toegangsrechten tot de website voor leden (accounts)
– technisch/functioneel beheer van het cms WordPress en de plugins
– beheer hostingaccount
– analyse en zo mogelijk oplossing van technische problemen (‘bugs’) aan de webkant of in het cms
– periodiek (eens in de zoveel jaar) vernieuwen/upgraden van de software, vormgeving en algehele inrichting van de website
– overleg/ondersteuning van vaste medewerkers
– vergaderen, afstemmen en overleggen (ook per e-mail) met overige functies binnen de website

Fotograaf/beeldredacteur/illustrator

– verzorging van foto’s, beeldmateriaal en illustraties voor de website en CaissaNieuws

Functies Wedstrijdleiding

Teamleider

– regelen kennismaking/teambuilding aan het begin van het seizoen
– 8 maal per seizoen de wedstrijd per mail aankondigen bij de teamspelers en bij uitwedstrijden vervoer regelen (auto, bus, treinkaartjes)
– zonodig invallers regelen bij afzeggingen
– inventarisatie van wensen teamleden m.b.t. bordnummer, kleur etc.
– de opstelling maken en doorgeven aan de wedstrijdleider
– kennen en naleven van competitiereglement en rol van de teamleider tijdens de wedstrijd (remiseadvies, protest)
– het spelverloop in de gaten houden en indien gewenst daarover informatie geven aan teamgenoten, binnen de grenzen van de regels van de KNSB
– SGA: bij wedstrijden op dinsdagavond: opstelling doorgeven aan interne wedstrijdleiding
– KNSB-thuiswedstrijd: contact opnemen met bezoekend teamleider (lokatie, datum etc), uitslagen doorgeven aan KNSB per sms en gedetailleerd invoeren op KNSBwebsite
– financiële afhandeling vervoerskosten
– oplossen van conflicten binnen team en zorgen voor teamspirit (etentje, teambijeenkomst etc.)
– indien gewesnt: databasebestand van tegenstanders (laten) maken en doorspelen aan teamgenoten
– verslag van elke wedstrijd schrijven en op de website publiceren of hiervoor een teamlid aanwijzen

Voorzitter teamindelingscommissie

– opstellen voorstel teamindeling voor de KNSB/SGA-wedstrijden volgens de teamindelingregels
– organiseren van diverse bijeenkomsten met de teamindelingscommissie
– verdelen van verantwoordelijkheden binnen de teamindelingscommissie
– benaderen teamleiders inzake voorkeuren van inidividuele spelers
– benaderen/consulteren individuele spelers inzake mutaties in teams
– overleg met externe wedstrijdleider over aantallen teams in de KNSB/SGA
– verzekeren van voldoende aantal reservespelers voor de teams
– verzekeren van inzet teamleiders in de KNSB/SGA competitie
– toelichten van het voorstel teamindeling op de jaarvergadering

lid teamindelingscommissie

– vergaderingen van de teamindelingscommissie bijwonen
– deeltaken in opdracht van de voorzitter uitvoeren (bijv. benaderen individuele voorkeuren of het printen van naamkaartjes)
– in samenspraak voorstel voor teamindeling doen (toegespitst op KNSB-teams of SGA-teams)

SGA- en KNSB-arbiter

– in het algemeen: het leiden van SGA- en KNSB-wedstrijden
– maakt zich bekend aan de team captains en zorgt dat ze de opstelling doorgeven.
– ziet erop toe dat het materiaal op tijd gereed staat. Dit kan aan het thuisspelende team worden gedelegeerd
– leest voor de aanvang van de match de opstellingen voor en geeft eventueel wat info over rookregels en mobieltjes.
– opstellingen invullen op wedstrijdformulier (in tweevoud).
– bijhouden van het scoreverloop.
– ingrijpen bij incidenten en hierbij het FIDE reglement toepassen.
– eventueel defecte klokken vervangen .
– het ingevulde wedstrijdformulier laten ondertekenen door beide teamcaptains en een exemlaar aan de bezoekers geven.
– er op toezien dat het materiaal wordt opgeruimd. Kan worden gedelegeerd aan het thuisspelende team.
– uitslag doorgeven aan SGA of KNSB of uitslagenformulier geven aan iemand die dat kan doen

Organisator SGA Rapid-competitie

-organisatie en leiding tijdens de thuiswedstrijden van de SGA-rapidcompetitie

Medewerker SGA Rapid-competitie

– hand- en spandiensten verlenen aan de organisator SGA-rapidcompetitie
– verantwoording voor het opzetten en opruimen van klokken, borden en stukken
– verantwoording voor het opzetten en opruimen van tafels en stoelen
– inkoop bekers

Medewerker indeling interne, rapidcompetitie (zomer) en Van Hulst Snelschaaktoernooi

– telefoon aannemen voor aanmeldingen op de clubavond: 19.00 u aanwezig zijn
– indelingsprogramma Sevilla voorbereiden
– aanmeldingen invoeren
– nieuwe spelers aanmaken, indien noodzakelijk
– penningmeester informeren indien niet-leden voor de 4e keer komen, maar zich nog niet als lid hebben gemeld
– nieuwkomers informeren hoe vaak men gratis mee mag doen voordat men lid moet worden
– loting draaien en uitprinten
– na afloop clubavond uitslagen verzamelen en invoeren in Sevilla
– het Sevilla bestand op USB zetten en publiceren op de website
– idem zomercompetitie rapid
– idem Van Hulst Snelschaaktoernooi

Functies Jeugd

Jeugdleider (bestuur)

– deelname aan bestuursvergaderingen;
– organisatie jeugdafdeling;
– coördinatie jeugdtraining;
– werving en begeleiding van jeugdtrainers;
– ontvangst en voorlichting van nieuwe jeugdleden;
– administratie jeugdleden en communicatie hierover met secretaris en penningmeester;
– bekendmaking van JGA-informatie aan de trainers en de (ouders van) jeugdleden;
– bekendmaking van andere informatie aan de trainers en jeugdleden;
– deelname aan vergaderingen en mailcommunicatie van de JGA.

Wedstrijdleider intern jeugd

Frequentie: wekelijks, of minder bij gedeelde taak (niet in schoolvakanties)
– indeling en publicatie van de interne jeugdcompetitie met sevilla;
– arbitrage bij de interne jeugdcompetitie.

Wedstrijdleider extern jeugd

Frequentie: circa zes keer per jaar (niet in schoolvakanties)
– organisatie, leiding en coördinatie van de externe jeugdcompetitie;
– organisatie, leiding en arbitrage bij thuisspeelavonden;
– verzending van de wedstrijduitslagen naar de JGA.

Jeugdtrainer (voor diverse Stappen/niveaus)

Frequentie: wekelijks, of minder bij gedeelde taak (niet in schoolvakanties)
– training en ondersteuning van de jeugdleden om hun spelniveau omhoog te brengen;
– bespreking van partijen die de jeugdleden hebben gespeeld;
– begeleiding van jeugdleden bij het maken van oefeningen;
– ondersteuning van de jeugdleider;
– hulp bij het klaarzetten van het materiaal voor de jeugdclubavond.

Toptrainer (voor toptrainingsgroep)

Frequentie: wekelijks, of minder bij gedeelde taak (niet in schoolvakanties)
– training, analyse en uitleg voor getalenteerde jeugdleden;
– bespreking van partijen die de jeugdleden hebben gespeeld;
– begeleiding van jeugdleden bij het maken van oefeningen.

Assistent-jeugdtrainer

Frequentie: wekelijks, of minder bij gedeelde taak (niet in schoolvakanties
– hulp bij de jeugdtraining (op instructie van de jeugdtrainer/jeugdleider);
– hulp bij extra oefeningen voor jeugdleden (bv. matoefeningen).

Analist

Frequentie: wekelijks, of minder bij gedeelde taak (niet in schoolvakanties)
– bespreking en analyse van partijen van jeugdleden met de desbetreffende jeugdspelers zelf.

Organisator interne evenementen jeugd

Frequentie: circa zes keer per jaar (niet in schoolvakanties)
– organisatie jaarlijkse interne schaaktoernooitjes (bv. weggeefschaak, doorgeefschaak);
– organisatie prijsuitreikingen jeugd (prijzen bestellen, cadeautjes regelen enz.);
– organisatie stappenexamens.

Toernooiorganisator Grand Prix Caissa

Frequentie: één keer per jaar (datum nog overeen te komen)
– organisatie van de ruimte voor het toernooi;
– werving van vrijwilligers (indeler, arbiter, beren, tafelleiders enz.);
– aankondiging toernooi en werving van deelnemers (sga-site, caissa-site, flyers, mailing enz.);
– verwerking inschrijvingen;
– leiding op de toernooidag: knelpunten oplossen, prijzen uitreiken, openingspraatje enz.;
– verslag op website;
– eindafrekening naar penningmeester.

Functies Overig

Lid Kascontrolecommissie

– het controleren van de administratie en de jaarstukken
– het adviseren over en beantwoorden van vragen over de jaarstukken
– het adviseren over en beantwoorden van vragen over de begroting
– het opstellen, ondertekenen en toelichten van de verklaring kascommissie op de jaarvergadering

Coördinator Invallers KNSB-wedstrijden

– in het algemeen: het zorgen voor een efficiënte en soepele regeling van invallers. De coördinator heeft een beslissende stem inzake het plaatsen van invallers.
– het fungeren als centraal aanspreekpunt voor KNSB-teamleiders betreffende invallers
– het benaderen van potentiële invallers voor KNSB-wedstrijden
– het bijhouden van de speelgerechtigdheid van invallers

Beheerder Vrijwilligerstaken

– het toezien op de invulling van vrijwilligerstaken
– het bijhouden van de vrijwilligerstaken op de website
– het polsen welke vrijwilligerstaken urgent of nieuw zijn
– het beslechten van geschillen over de uitvoering van vrijwillerstaken en indien nodig het toepassen van het vrijwilligersreglement

Materiaalcommissaris

– zorgdragen voor het in goede staat houden van klokken, borden en stukken
– reparaties uitvoeren en defecte/in te slechte staat verkerend materiaal verwijderen
– jaarlijks materiaal checken en zo nodig laten bijkopen door wedstrijdleider Extern (met name: voldoende werkende DGT’s voor de KNSB)

Zaalopzetter

interne wedstrijden:
– verantwoording voor het opzetten van klokken, borden en stukken
– verantwoording voor het opzetten van tafels en stoelen
externe wedstrijden: idem

Zaalruimer

interne wedstrijden:
– verantwoording voor het opruimen van klokken, borden en stukken
– verantwoording voor het opruimen van tafels, stoelen, afval
– de bovenzaal afsluiten??
– de kast bij de benedenzaal op orde houden
externe wedstrijden: idem

Insteller klokken

– het goed kunnen omgaan met de diverse moderne klokken, met name bij externe thuiswedstrijden

Transporteur

– 4 of 5 maal per seizoen materiaal verplaatsen van Huize Lydia naar de locatie van KNSB-thuiswedstrijden (Ignatius Lyceum)

Toernooivoorzitter Eijgenbrood toernooi

– vergaderen met team (3-4 x per jaar)
– zorg dragen dat website juiste info bevat en op tijd gereed is voor inschrijvingen
– zorg dragen dat wedstrijdleiders tijdig geregeld zijn
– tijdig aankondigen van toernooi in diverse media
– begin- en eindtoespraak houden
– het regelen van vrijwilligers
– zorg dragen voor prijzenfonds
– tijdige reservering van de speelzaal
– aanvraag van subsidie
– persoonlijk reclame maken bij grote clubs op hun clubavond
– zorgen voor voldoende stoelen/tafels/materiaal etc
– evaluatie van het toernooi houden onder deelnemers (en daarnaar handelen)
– website tijdens toernooi levendig houden en vaak updaten (partijen, verslagen, uitslagen, standen, video’s)
– foto’s/video’s (laten) nemen tijdens het toernooi

Penningmeester Eijgenbrood toernooi

–
Medewerker Eijgenbrood toernooi

– het bijstaan van de voorzitter in brede zin: van verzorging catering tot indeling etc
Organisator Rik Lith Bokaal

– het organiseren van de jaarlijkse openingswedstrijd tussen Caissa en de Laurierboom zoals
– het samenstellen van het Caissa-team
– overleg plegen met schaakvereniging/café de Laurierboom

Evenementen organisator (lustra)

organiseren lustrum 1 x per 5 jaar

Coördinator Ignatius College

– contactpersoon voor Ignatius
– kalender IG activiteiten maken en verspreiden.
– wensen en problemen communiceren en oplossen
– faciliteiten en inventaris bewaken en verbeteren
– contacten met derden (gemeente, SGA) betreffende het Ignatius onderhouden

Barmedewerker Ignatius College

– Bereiden producten (koffie, broodjes, tosti’s, etc)
– Opstellen en afbreken bar
– Verkoop

Inkoper Ignatius College

– zo goedkoop mogelijk boodschappen doen

Logistiek Ignatius College

– transport van materiaal, zaal inrichten, zaal opruimen etc.
– boodschappenlijst voor de bar opstellen
– boodschappen doen en per auto vervoeren naar het Ignatius College
– losse boodschappen doen bij een andere supermarkt

Beheer Kas Ignatius College

– zorgen voor een kas met wisselgeld
– inkoopbonnen betalen uit de kas (declaraties regelen)
– kas opmaken aan het eind van de dag
– statiegeld innen
– vereffening met de penningmeester

Keymaster Ignatius College

– Tijdschema activiteit opstellen en communiceren
– Gebouw openen en afsluiten
– Sleutelbeheer tijdens de dag
– Beveiligingsbeheer (toegangscontrole, alarmissues)
– Markeren van het toegankelijke gebied en zorgen dat bezoekers hier niet buiten komen

Ledenzorg

– het onderhouden van contacten met zieke leden en familie
– het sturen van een kaartje of ziekenhuisbezoek
– ombudsmanfunctie